Il vero problema non è trovare uno spazio, ma trovare quello giusto
Se stai cercando una nuova sede per la tua azienda, forse ti stai trovando davanti a una situazione apparentemente contraddittoria. Da un lato, i dati raccontano un mercato con numerosi uffici disponibili, dall'altro, trovare uno spazio realmente adatto richiede tempi sempre più lunghi.
Perché? Il problema non è la quantità di immobili, ma la loro qualità e, soprattutto, il loro formato. Oggi le aziende cercano sedi già pronte o facilmente adattabili, ben collegate, progettate per il lavoro ibrido, con servizi integrati, buone prestazioni energetiche e condizioni contrattuali compatibili con organizzazioni che cambiano rapidamente.
In Europa la vacancy media degli uffici si attesta intorno al 9%, ma quella degli immobili Grade A scende al 3,3-3,5%. Tra il 2026 e il 2028 si prevede addirittura un deficit di 8,9 milioni di metri quadrati di spazi di alta qualità. Lo spazio esiste, ma spesso non è quello di cui le aziende hanno realmente bisogno.
Ma la soluzione a questo problema esiste già.
La situazione italiana
- A Milano la vacancy complessiva sfiora il 9,4%, ma quella degli uffici Grade A scende al 3,6%. - A Roma il divario è ancora più marcato: 6,8% contro appena 1,6% per gli immobili di fascia più alta. Nel frattempo i canoni prime continuano a crescere, segnale che gli spazi realmente appetibili restano pochi nonostante l'offerta complessiva sia abbondante. - Anche Torino e Bologna mostrano lo stesso squilibrio: sulla carta gli immobili non mancano, ma una parte consistente dello stock non risponde più agli standard richiesti dalle aziende contemporanee.
La disponibilità di uno spazio viene ridotta da una lunga serie di fattori. Contano la posizione, la qualità degli impianti, la sostenibilità dell'edificio, il layout degli ambienti, i tempi necessari per renderlo operativo e perfino la rigidità del contratto di locazione.
A Milano, ad esempio, oltre la metà degli immobili in costruzione risulta già pre-locata prima ancora della consegna, mentre il 70% della domanda si concentra su edifici Grade A o A+ green. Questo significa che una parte consistente degli uffici formalmente disponibili non entra mai davvero tra le opzioni considerate dalle imprese.
Anche quando uno spazio viene individuato, il percorso verso l'operatività è spesso più complesso del previsto. In Italia un contratto commerciale prevede normalmente una durata minima di sei anni e l'uscita anticipata richiede condizioni specifiche. A questo si aggiungono i costi di adeguamento degli ambienti, che per Milano e Roma possono oscillare tra 850 e 1.600 euro al metro quadrato, mentre il fit-out medio nell'area EMEA raggiunge i 1.960 euro al metro quadrato.
Non è raro che tra progettazione, lavori e approvvigionamenti trascorrano dai cinque agli undici mesi prima che un ufficio sia realmente utilizzabile. Per molte aziende il costo maggiore non è quindi il canone di locazione, ma il tempo necessario per trasformare uno spazio disponibile in un luogo di lavoro efficiente.
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