Come si può garantire flessibilità alle persone, mantenere una presenza capillare sul territorio e, allo stesso tempo, ridurre i costi legati a una rete di sedi fisiche?
È la sfida affrontata da Grenke Italia, che negli ultimi anni ha trasformato profondamente il proprio modello organizzativo, passando da una rete di filiali territoriali a un sistema distribuito di spazi di coworking accessibili attraverso NOTONLYDESK.
Un cambiamento che non ha riguardato soltanto gli spazi di lavoro, ma anche il modo di interpretare autonomia, collaborazione e presenza sul territorio.
Il punto di partenza: una rete di filiali non più adatta al nuovo modo di lavorare
Fondata nel 1978, Grenke è una multinazionale tedesca specializzata nei servizi finanziari per le imprese e nel noleggio operativo di beni strumentali e tecnologie per il business, presente in 33 Paesi.
In Italia conta 220 dipendenti: 80 operano presso la sede di Milano, 30 presso quella di Roma, mentre gli altri sono distribuiti sul territorio nazionale.
Prima della pandemia, il modello organizzativo prevedeva, oltre alle due sedi principali, 18 filiali territoriali. Erano piccole unità commerciali autonome, ciascuna con un branch leader e un team dedicato alla gestione dei clienti locali.
Con la diffusione dello Smart Working, però, questo modello ha iniziato a mostrare alcuni limiti.
Da una parte, la gestione delle filiali avrebbe reso più complessa l'autonomia delle persone nella scelta dei giorni di lavoro da remoto. Dall'altra, mantenere spazi fissi utilizzati soltanto pochi giorni alla settimana generava costi sempre meno coerenti con il reale utilizzo degli uffici.
Grenke non voleva però rinunciare a un elemento considerato strategico: la prossimità con i clienti e la presenza delle proprie persone sul territorio.
La domanda diventava quindi: come mantenere una rete nazionale senza continuare a sostenere i costi e la rigidità di una rete di filiali tradizionali?
La scelta: sostituire le filiali con una rete flessibile di coworking
Nel 2020 grenke Italia ha avviato una riflessione sul proprio modello organizzativo.
La decisione è stata quella di chiudere progressivamente gran parte delle filiali territoriali e sostituirle con una rete di spazi di coworking convenzionati, avviando una collaborazione con NOTONLYDESK. Attraverso la piattaforma, l'azienda può accedere a una rete di coworking distribuiti sul territorio, mentre NOTONLYDESK gestisce il rapporto con le strutture e permette ai dipendenti di prenotare gli spazi in modo semplice e autonomo.
La trasformazione non è stata però applicata immediatamente a tutta l'organizzazione.
Il nuovo modello è stato prima sperimentato attraverso un progetto pilota a Bari. E proprio nella fase iniziale è stata fatta una scelta importante: invece di imporre una lista di coworking selezionati centralmente, grenke ha coinvolto direttamente le persone.
Manager e dipendenti hanno potuto visitare gli spazi, testarli e individuare quelli più adatti alle proprie esigenze, seguendo alcuni criteri definiti dall'azienda.
Un approccio coerente con uno dei principi alla base del nuovo modello: dare maggiore autonomia alle persone anche nella scelta del luogo in cui lavorare.
Come funziona oggi il modello
Con il progressivo ampliamento della rete, Grenke ha potuto sostituire quasi completamente le precedenti filiali territoriali.
La policy aziendale prevede oggi almeno un giorno di lavoro in presenza alla settimana, con l'obiettivo di mantenere le relazioni tra colleghi e ridurre il rischio di isolamento.
La scelta del giorno è libera ed è libera anche la scelta del coworking.
Attraverso NOTONLYDESK, ogni dipendente dispone di 10 gettoni mensili, utilizzabili per prenotare altrettanti ingressi con postazione desk negli spazi convenzionati. I manager possono inoltre accedere alle sale meeting.
La rete non è statica: i dipendenti possono segnalare nuovi coworking, per esempio quando emerge la necessità di lavorare in una nuova città o incontrare un collega in una posizione intermedia. NOTONLYDESK verifica quindi la disponibilità dello spazio e gestisce l'eventuale attivazione della nuova convenzione. In questo modo, la rete cresce seguendo le reali esigenze delle persone.
Gli spazi vengono utilizzati mediamente una volta alla settimana, ma possono diventare anche luoghi di incontro per colleghi provenienti da città diverse o per momenti di collaborazione tra persone che svolgono lo stesso ruolo.
Il coworking, quindi, non sostituisce semplicemente la filiale: diventa una componente flessibile dell'organizzazione.
Un'esperienza di lavoro uniforme, ovunque
Un modello distribuito porta però con sé una nuova sfida: garantire alle persone una qualità dell'esperienza lavorativa il più possibile uniforme.
Per questo Grenke ha sviluppato un vero e proprio “kit del coworker” brandizzato, composto da strumenti pensati per permettere alle persone di lavorare in modo efficace indipendentemente dalla dotazione presente nello spazio.
Lo stesso principio è stato applicato anche al lavoro da casa, assicurando continuità tra i diversi ambienti di lavoro.
Il kit ha generato inoltre un risultato inatteso: utilizzato all'interno dei coworking, è diventato anche uno strumento di riconoscibilità del brand Grenke.
Il vero cambiamento non riguarda solo gli spazi
Passare dalle filiali al coworking non significa semplicemente cambiare indirizzo, significa modificare anche la cultura organizzativa. Grenke ha lavorato sulla responsabilizzazione delle persone, chiedendo loro maggiore maturità nella gestione dell'autonomia e nella risoluzione delle criticità.
Allo stesso tempo, ha dovuto affrontare uno dei principali rischi dei modelli distribuiti: la distanza fisica tra chi lavora nelle sedi centrali e chi opera sul territorio.
Per ridurre questa distanza sono nate iniziative come le “HQ experience”, che permettono alle persone distribuite sul territorio di trascorrere periodicamente del tempo nella sede di Milano, e “HR in tour”, attraverso cui il team Risorse Umane incontra direttamente i dipendenti nei coworking.
La logica si ribalta: non sono sempre le persone a dover raggiungere l'azienda, ma è anche l'azienda ad avvicinarsi alle persone.
I risultati: meno rigidità e una presenza territoriale più ampia
Il nuovo modello ha generato benefici su più livelli: il primo riguarda la presenza geografica.
Grazie alla rete di coworking, Grenke ha potuto essere presente anche in città nelle quali prima non disponeva di una propria filiale, tra cui Agrigento, Catania e Palermo. Sul fronte economico, la dismissione delle filiali ha generato un risparmio significativo, riducendo i costi immobiliari legati a spazi utilizzati soltanto parzialmente.
Sono cambiati anche alcuni aspetti della gestione degli ambienti di lavoro, pur mantenendo assessment periodici per verificare che gli spazi utilizzati rispettino gli standard qualitativi richiesti dall'azienda.
Ma i risultati più interessanti riguardano le persone.
Nel corso del progetto, l'indice di engagement rilevato attraverso survey interne con una partecipazione del 90% è cresciuto del 10% in due anni, per poi stabilizzarsi su livelli elevati. L'azienda registra inoltre livelli positivi di identificazione aziendale e propensione a raccomandare il proprio datore di lavoro, accompagnati da basso turnover e riduzione dell'assenteismo.
Lo Smart Working ha prodotto benefici soprattutto nella conciliazione tra vita professionale e personale, consentendo alle persone di organizzare il proprio tempo con maggiore autonomia.
Anche la sostenibilità passa dalla scelta del luogo di lavoro
La trasformazione ha avuto effetti anche sul fronte ambientale.
La possibilità di lavorare da remoto o da coworking più vicini alla propria abitazione ha ridotto la necessità di raggiungere quotidianamente una filiale specifica.
Meno distanza significa meno spostamenti e, in alcuni casi, anche la possibilità di utilizzare modalità di trasporto più sostenibili.
La distribuzione degli spazi di lavoro diventa così non soltanto una scelta organizzativa ed economica, ma anche uno strumento per ridurre l'impatto della mobilità professionale.
Dal lavoro distribuito a un'organizzazione realmente distribuita
Il percorso di Grenke mostra come il coworking possa assumere un ruolo diverso rispetto al semplice utilizzo occasionale di una postazione.
Può diventare parte integrante dell'infrastruttura aziendale.
Una rete di spazi flessibili permette infatti di mantenere la presenza territoriale senza replicare necessariamente il modello tradizionale della filiale, dando allo stesso tempo alle persone maggiore libertà nella scelta di dove lavorare.
Grenke sta già lavorando a nuove iniziative di comunicazione e collaborazione da ospitare proprio all'interno dei coworking, con l'obiettivo di rafforzare ulteriormente il senso di appartenenza delle persone.
Perché in un'organizzazione distribuita, la sfida non è soltanto permettere alle persone di lavorare da luoghi diversi.
È fare in modo che la distanza geografica non diventi mai distanza culturale.
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Grenke, che ha scelto NOTONLYDESK per passare dalle filiali a una rete di coworking, offrendo alle proprie persone maggiore flessibilità. Il percorso è raccontato dagli Osservatori del Politecnico di Milano.
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