Quando puoi risparmiare spostando meeting in coworking
Quando pensiamo alle trasferte aziendali, ci vengono in mente biglietti, hotel e pasti da rimborsare. Ma dietro quelle voci evidenti si nasconde un mondo di costi sommersi, spesso difficili da quantificare ma che impattano direttamente sui bilanci aziendali — e sulla produttività delle persone.
Dal 2025, con l’obbligo di tracciabilità digitale di tutte le spese di trasferta, questi aspetti diventeranno ancora più importanti. Le spese non documentate correttamente non saranno deducibili, generando imposte aggiuntive per l’azienda e il dipendente.
Le voci di spesa che non vedi (ma paghi comunque)
Ogni trasferta, anche breve, include molto più del viaggio stesso.
Ecco dove si nascondono i costi medi più comuni:
• Viaggio e trasporto: biglietti aerei, treni, auto a noleggio o taxi. In Italia, una trasferta breve può costare 50-150 €, mentre per tratte più lunghe o estere si arriva facilmente a 200-500 €.
• Vitto e alloggio: pasti e pernottamenti sono tra le voci più consistenti. Le indennità giornaliere esenti si aggirano intorno a 46,48 €/giorno in Italia e 77,47 €/giorno all’estero, ma i rimborsi effettivi spesso superano 100-300 € al giorno.
• Spese accessorie: telefonate, parcheggi, pedaggi, piccoli trasferimenti locali — in media 20-50 € per trasferta.
• Costi indiretti: ore di viaggio, stress da spostamento e calo di produttività. Difficili da stimare, ma equivalgono facilmente a 100-300 € o più in costi opportunità.
• Gestione amministrativa e tracciabilità: dal 2025, ogni spesa dovrà essere tracciata digitalmente. Tra software, controlli e personale amministrativo, parliamo di 30-80 € per trasferta.
Sommando tutto, una singola trasferta può arrivare a 300-700 € complessivi, senza contare l’impatto sul tempo di lavoro effettivo.
Il nostro consiglio
E se bastasse cambiare luogo per ridurre drasticamente tutto questo?
Spostare i meeting in spazi flessibili e distribuiti sul territorio significa avvicinare il lavoro alle persone. Ogni riunione organizzata in coworking può far risparmiare 150-400 €, tagliando i costi di viaggio, vitto, e burocrazia. Inoltre, riduce gli spostamenti lunghi, migliora la concentrazione e libera tempo utile per attività a valore aggiunto.
A livello strutturale, la differenza è ancora più evidente: un ufficio tradizionale di 70 mq costa in media 1.500 €/mese, mentre quattro postazioni in coworking (con sala riunioni inclusa) costano circa 1.000 €/mese — un risparmio del 33%sui costi fissi.
Meno spostamenti, meno burocrazia, più flessibilità.
Una piccola decisione logistica che può fare una grande differenza economica.
Con NOTONLYDESK ottieni:
• Flessibilità senza perdere identità aziendale
• Riduzione del pendolarismo e più benessere
• Cultura coesa tra sede centrale e coworking
• Esperienza uniforme e motivante per tutto il team
• Risparmio sulle trasferte aziendali
