Come inserire la flessibilità nel budget
Il 2026 sarà un anno decisivo per tutte le aziende che stanno ripensando il modo di lavorare.
Il modello ibrido non è più una fase di transizione, e la flessibilità non è più un benefit laterale: è un pezzo strutturale dell’organizzazione del lavoro, destinato a impattare direttamente costi, spazi, processi e pianificazione finanziaria.
Negli ultimi due anni molte aziende hanno sperimentato soluzioni ibride senza inserirle pienamente nei propri budget: coworking usati a richiesta, dotazioni approvate una tantum, politiche di remote working applicate con margini ampi e talvolta non misurate. Ora, però, la domanda è diventata: come si integra tutto questo in un budget annuale, con logiche chiare, voci di costo coerenti e KPI monitorabili?
1. Definire il modello di lavoro 2026
Il punto di partenza è molto semplice:
-quanti giorni medi di lavoro da remoto sono previsti per ciascun ruolo;
-quante persone useranno coworking o “third places”;
-quale sarà l’impatto su spazi, postazioni, sale meeting e dotazioni digitali.
Da qui deriva tutto il resto: mq necessari, canoni futuri, numero di postazioni reali, quota di posti condivisi, e volume di servizi esterni da prevedere.
2. Creare (o rietichettare) le voci di budget giuste
Per molte aziende non è tanto un tema di “costi nuovi”, quanto di rendere visibile ciò che già esiste, spesso disperso in capitoli diversi.
Le principali categorie da includere nel 2026 sono tre.
A. Spazi fisici e coworking
Ridimensionamento uffici, canoni aggiornati, utilities, pulizie e manutenzioni sulla base della nuova occupazione media. Dall’altra parte, un budget coworking con criteri chiari:
-fee per postazione o pacchetti ore,
-stima utenti × giorni/anno × tariffa media,
-eventuali spazi “on demand” per picchi di presenza o team distribuiti.
B. Tecnologie per il lavoro flessibile
Software di collaborazione, videoconferenza, project management, firma digitale, strumenti per la gestione delle presenze da remoto. Si aggiungono le piattaforme di booking e analytics: fondamentali per ottimizzare spazi e contratti di coworking.
C. HR, welfare e people cost
Formazione su ibrido e leadership distribuita, contributi per home office e coworking, welfare orientato alla flessibilità, e attività di change management per accompagnare il nuovo modello.
4. Stimare, monitorare, correggere
Il 2026 può essere considerato il primo anno “a regime” del nuovo modello.
Per farlo funzionare servono tre elementi:
Input chiari
Dati interni su presenze 2024–25, utilizzo sale, trasferte, straordinari, preferenze dei team.
KPI misurabili
-costo totale spazi per persona (ufficio + coworking);
-tasso di utilizzo delle postazioni in sede;
-saving su uffici, trasferte, turnover;
-andamento del budget coworking mese per mese.
Un fondo di aggiustamento
Un contingency fund del 5–10% è più che sufficiente per gestire picchi imprevisti, nuovi strumenti digitali o aggiornamenti normativi sul lavoro agile.
Con soluzioni distribuite come NOTONLYDESK, è facile offrire spazi professionali, vicini e flessibili, che supportano sia gli obiettivi di sostenibilità sia il benessere dei team.
3. Passare dal fisso al variabile
Una delle leve più interessanti dell’ibrido è la possibilità di spostare parte dei costi da fissi a variabili. In altre parole: pagare ciò che serve, quando serve. Un esempio:
-uffici core → costo fisso, riducibile nel medio periodo;
-coworking → 100% variabile, con aggiustamenti mensili o trimestrali;
-software → canone fisso per utente, con revisione annuale;
-contributi per home office → plafond definito, modulabile per ruolo;
-formazione e change management → una tantum, concentrati nel 25–26.
Il risultato è un budget più flessibile e più aderente al reale comportamento delle persone.
3. Passare dal fisso al variabile
Una delle leve più interessanti dell’ibrido è la possibilità di spostare parte dei costi da fissi a variabili. In altre parole: pagare ciò che serve, quando serve. Un esempio:
-uffici core → costo fisso, riducibile nel medio periodo;
-coworking → 100% variabile, con aggiustamenti mensili o trimestrali;
-software → canone fisso per utente, con revisione annuale;
-contributi per home office → plafond definito, modulabile per ruolo;
-formazione e change management → una tantum, concentrati nel 25–26.
Il risultato è un budget più flessibile e più aderente al reale comportamento delle persone.
