Presenze e utilizzo degli spazi: la differenza che pesa sul budget
Novembre è arrivato e, con lui, uno degli appuntamenti più impegnativi dell'anno: decidere come investire le risorse aziendali nel 2027. Forse stai valutando il rinnovo di un affitto, una nuova politica di smart working oppure una revisione dei benefit. E probabilmente ti trovi davanti a un problema piuttosto comune: capire quali investimenti porteranno benefici e quali finiranno per pesare sul budget.
Prendiamo gli uffici. Sai quante persone entrano ogni settimana nella tua sede, però sai anche quanto vengono effettivamente utilizzati gli spazi che paghi? È una distinzione fondamentale, perché una persona può entrare in ufficio e trascorrere buona parte della giornata in riunione, lasciando inutilizzata la propria scrivania. Eppure, quando arriva il momento di rinnovare un contratto, spesso si parte proprio dal numero di presenze.
Lo smart working è stabile. Le decisioni aziendali un po' meno
Partiamo da un cambiamento che ormai conosci bene. Secondo l'Osservatorio Smart Working 2026 del Politecnico di Milano, in Italia ci sono 3.565.000 smart worker, un numero sostanzialmente stabile da quattro anni. Significa che milioni di persone alternano luoghi e modalità di lavoro, mentre gli uffici continuano a rappresentare una voce importante dei costi aziendali.
Eppure, il 19% delle grandi imprese ancora ignora come cambierà la propria policy nel 2027. È comprensibile: modificare le regole di presenza significa intervenire sulle abitudini delle persone e sull'organizzazione delle attività. Per questo, prima di scegliere quanti giorni trascorrere in sede, sarebbe utile chiedersi che cosa succede durante quelle giornate. Se i collaboratori arrivano per incontrarsi, probabilmente avranno bisogno di ambienti diversi rispetto a chi deve lavorare individualmente.
Questa riflessione diventa ancora più interessante considerando che soltanto il 36% delle grandi imprese permette di lavorare da coworking o spazi terzi, una possibilità prevista appena dal 3% delle PMI. Eppure, poter scegliere un ambiente professionale vicino casa o facilmente raggiungibile potrebbe rendere più semplice organizzare le giornate, lasciando alla sede centrale le attività per cui incontrarsi è particolarmente utile.
Per rispondere dobbiamo distinguere due concetti del workplace management: occupancy e utilization. Il primo descrive l'occupazione degli ambienti, mentre il secondo approfondisce come vengono effettivamente utilizzati.
Immagina che il martedì tutte le postazioni siano occupate e che il venerdì l'ufficio sia quasi deserto. La media settimanale potrebbe suggerirti di ridurre gli spazi, ma quella scelta rischierebbe di creare difficoltà proprio nelle giornate di maggiore affluenza. Se, invece, le sale riunioni sono costantemente prenotate mentre molte scrivanie restano libere, potrebbe essere necessario ripensare la distribuzione degli ambienti.
Le aziende stanno già affrontando questo cambiamento: il 66% delle grandi imprese ha introdotto sistemi di prenotazione di postazioni e spazi, mentre il 59% ha ridotto o riorganizzato gli uffici. Questi strumenti possono offrire informazioni preziose, soprattutto quando le prenotazioni vengono confrontate con l'utilizzo effettivo.
I cinque dati che dovresti portare alla prossima riunione
Ora che abbiamo chiarito perché le presenze raccontano soltanto una parte della realtà, possiamo individuare le informazioni necessarie per decidere.
Comincia dall'utilizzo degli spazi nei diversi giorni della settimana, così da comprendere quando la domanda aumenta e quando diminuisce. Confrontalo con il costo per postazione effettivamente utilizzata: scoprirai quanto incidono le superfici disponibili rispetto al loro impiego reale. Osserva anche i picchi settimanali, perché sono quelli che possono mettere in difficoltà un ufficio dimensionato esclusivamente sulla media.
A questo punto, confronta la domanda di sale riunioni con quella delle scrivanie. Potresti scoprire che il tuo team ha bisogno di più ambienti per collaborare e di meno postazioni individuali permanenti. Infine, considera la distanza casa-lavoro dei collaboratori, perché uno spazio vicino alla loro abitazione potrebbe risultare più utile di una scrivania disponibile nella sede centrale.
Una volta individuate le esigenze, puoi valutare come organizzare gli spazi senza dover necessariamente scegliere tra mantenere tutti gli uffici attuali e ridurli drasticamente. Una possibilità consiste nell'affiancare alla sede aziendale una rete di ambienti professionali accessibili in funzione della domanda, soprattutto quando i collaboratori lavorano da città diverse o hanno necessità occasionali.
Con oltre 235 sedi operative distribuite in tutte le regioni italiane, NOTONLYDESK permette alle aziende di offrire ai collaboratori postazioni professionali, uffici privati, sale riunioni e spazi dedicati a formazione, workshop ed eventi.
NOTONLYDESK, NOD, ti offre un’unica dashboard per gestire gli spazi coworking in tutta Italia, utilizzando Nodey (token digitali) per prenotare postazioni, sale riunioni o uffici privati.
Scopri come funziona NOD e attiva un test per il tuo team.
Coworking e spazi di lavoro a partire da 22€ al giornoCon NOTONLYDESK puoi prenotare spazi di coworking, postazioni, uffici privati e sale meeting in tutta Italia, con soluzioni a partire da 22€ + IVA al giorno e senza sovrapprezzi in base alla città.
= 1 NODEY =
Una postazione desk per l’intera giornata, a partire da 22 €, oppure 1 NODEY per dipendente con pacchetto business.Una meeting room per 1 ora.
